Nicht-automatisierte Datei

Der Begriff „nicht-automatisierte Datei“ wurde in der Altfassung des BDSG legaldefiniert, und zwar in § 3 Abs. 2 BDSG. Darin wird zwischen der automatisierten Verarbeitung und der nicht-automatisierten Datei unterschieden. Der S. 1 beschreibt bzw. definiert den Begriff der automatisierten Verarbeitung, wobei der S. 2 die nicht-automatisierte Datei definiert. Gemäß § 3 Abs. 2 S. 2 BDSG ist eine nicht-automatisierte Datei eine Datensammlung von personenbezogenen Daten, welche in einheitlicher Weise aufgestellt worden sind, deren Zugang an diese nach entsprechenden Merkmalen gewährt ist und diese Daten analysierbar sind. D. h. eine bestimmte Datensammlung erfolgt in einem strukturierten Umfang, sodass die Daten nicht alle untereinander durchgemischt sind, sondern zugehörige Daten einheitlich ohne Verwendung von EDV zusammengefasst sind. Die Daten werden dabei nicht durch elektronische Maschinen erfasst oder gespeichert, sondern erfolgen ohne die Technik nur manuell. In der alten BDSG grenzte dieser Begriff den sachlichen Anwendungsbereich vom räumlichen und persönlichen Anwendungsbereich ab. Ein gutes Beispiel für eine nicht-automatisierte Datei ist das Sammeln der Daten vom Personal in einem Aktenordner, sodass nur die Personaldaten darunter gefasst werden und darüber hinaus keine anderen Daten.