E-Mails & Datenschutz

Der Datenschutz im Zusammenhang mit E-Mails umfasst verschiedene Bereiche, die von E-Mail-Adressen über den Versand von Inhalten bis hin zur E-Mail-Provider-Sicherheit reichen. Die E-Mail-Adressen gelten als personenbezogene Daten laut der DSGVO. Nur in rechtlich begründeten Ausnahmefällen ist die Verarbeitung von E-Mail-Adressen und dem E-Mail Inhalt erlaubt. Somit sind offene E-Mail-Verteiler oft rechtswidrig, da sie E-Mail-Adressen ohne Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung offenlegen. Auch in Bezug auf E-Mail-Weiterleitung und E-Mail-Archivierung ist Vorsicht geboten. Beim Weiterleiten von E-Mails sollte ebenfalls überprüft werden, ob eine Zustimmung der betroffenen Person vorhanden ist oder die Weiterleitung beispielsweise zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Das Übermitteln und Speichern von E-Mail-Adressen ist gemäß der DSGVO nur dann gestattet, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage, gem. Art. 6 DSGVO, gegeben ist. E-Mail-Anbieter unterliegen den Datenschutzregeln, jedoch erheben einige kostenlose Anbieter Daten zu Werbezwecken. Die Einhaltung des Datenschutzes bei E-Mails erfordert Achtsamkeit und Beachtung der geltenden Gesetze. Um den Datenschutz bei E-Mails sicherzustellen, müssen einige Punkte beachtet werden:
• Die E-Mail-Adressen von Kunden sollen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
• Falls eine Einwilligung für die langfristige Speicherung von Daten vorliegt, sollte dem Kunden mitgeteilt werden, dass er diese Einwilligung jederzeit widerrufen kann.
• Bei E-Mail-Verteilern sollte immer das Bcc-Feld genutzt werden, um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen der Empfänger/-innen nicht für alle sichtbar sind. Dies trägt dazu bei, die Privatsphäre der Empfänger/-innen zu wahren.
• Für die sichere Übertragung sensibler Daten per E-Mail ist die Nutzung einer Software oder eines E-Mail-Anbieters mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung empfehlenswert. Das bedeutet, dass die Inhalte der E-Mails verschlüsselt werden und nur der/die beabsichtigte Empfänger/-in mit dem richtigen Schlüssel sie entschlüsseln kann. Darüber hinaus können passwortgeschützte Anhänge verwendet werden, die das Passwort über einen anderen Kommunikationskanal (z. B. SMS oder Telefon) an die Empfänger/-innen übermitteln. Diese Vorgehensweise gewährleistet den Datenschutz, welcher auch beim versehentlichen Senden von E-Mails an unautorisierte Empfänger sichergestellt wird.