Datenschutz Dokumentation

Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen die Datenschutzvorschriften der DSGVO beachten. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich mit erweiterten Nachweispflichten und detaillierten Datenschutzdokumentationen auseinandersetzen. Um die DSGVO-Vorschriften einzuhalten, ist eine umfassende Dokumentation der Datenschutzaktivitäten und Verarbeitungsvorgänge unerlässlich. Ein Beispiel der Datenschutz Dokumentation ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, abgekürzt als VVT. Gemäß Art. 30 Abs. 1 DSGVO müssen die Verarbeitungen personenbezogener Daten dokumentiert werden. Relevante Informationen wie Betroffenenkategorien, Datenarten, Verarbeitungszweck und Datenempfänger sind in dem Verzeichnis zu dokumentieren. Ein weitere bedeutende Dokumentationspflicht der DSGVO ist die Verpflichtung zur Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, wie im Erwägungsgrund 90 der DSGVO festgelegt. Diese Abschätzungen dienen dazu, die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Gemäß Artikel 33 Absatz 5 der DSGVO ist es erforderlich, dass der Verantwortliche Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten dokumentiert. Diese Dokumentation bildet eine wesentliche Grundlage für die Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde, um festzustellen, ob die Meldung der Datenschutzverletzung korrekt erfolgt ist. Zudem ist es im Kontext der Löschpflicht gemäß Artikel 17 der DSGVO notwendig, ein Löschkonzept zu haben, das die Grundsätze der angewandten Löschverfahren im Unternehmen festlegt. Ein weiteres Element der Dokumentation betrifft die Einrichtung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM), die dazu dienen, Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Dies umfasst beispielsweise die Kontrolle des Zugriffs, der Weitergabe und der Verfügbarkeit von Daten. Neben möglichen Bußgeldern besteht die Gefahr, dass unzureichende oder fehlende Dokumentation zu Schadenersatzklagen führen kann, wenn gegen die DSGVO verstoßen wird. Der Artikel 82 Absatz 3 der DSGVO verlangt, dass der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter den Nachweis mangelnder Schuld erbringen muss. Eine solide Dokumentation kann daher erhebliche finanzielle Risiken für das Unternehmen minimieren.