Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Notwendig?
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Leitfaden: Effektive [Datenschutz-Schulung] und [IT-Sicherheit] für Ihr Team
Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten bestellt – Einfach erklärt
Daten sind heute eine der wichtigsten Ressourcen in Firmen. Viele Unternehmen sammeln tagtäglich Infos über Angestellte, Kundschaft oder Partnerunternehmen – so wird mit persönlichen Inhalten umgegangen. Genau dafür gibt’s die DS GVO: sie regelt, wie diese Details geschützt werden müssen, während entsprechende Regelungen im Bundesgesetzblatt nachzulesen sind. Manche Unternehmen müssen per Gesetz einen speziellen Datenschutzexperten ernennen. Dieser Experte achtet darauf, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben auch wirklich eingehalten werden.
Zahlreiche Unternehmen fragen sich: „Ab wann braucht man einen Datenschutzbeauftragten?“ oder „Wann ist so ein Experte nötig?“ Hier kommt es drauf an, wie Daten verarbeitet werden – und zwar Art, Größe(Menge) sowie Häufigkeit spielen eine Rolle. Dieser Beauftragte sorgt dafür, dass keine Verstöße gegen den Datenschutz passieren. Bei der Grenze von zwanzig Angestellten rechnet man selbst Teilzeitkräfte voll dazu.
DatenBuddy hilft dir schnell zu prüfen, ob du einen internen Datenschutzexperten brauchst – außerdem macht es die Bestellung dazu viel leichter.
Ab wann braucht man eigentlich einen Datenschutzexperten?
Ein Datenschutzexperte ist nötig, sobald Firmen persönliche Infos umfassend, laufend sowie gezielt bearbeiten. Dies gilt für verschiedene Betriebe, die unter die Regelungen der DSGVO fallen und entsprechende datenschutzrechtliche Maßnahmen umsetzen müssen. Typische Fälle sehen so aus:
Per CRM-Tools, E-Mail-Kampagnen oder Web-Bestellungen werden persönliche Infos laufend bearbeitet – besonders dann, wenn Algorithmen entscheiden und Angestellte ständig solche Daten digital verarbeiten müssen.
Ständige Kontrolle von Personen – etwa bei der Beobachtung im Netz, mithilfe kleiner Datenspuren auf Seiten oder während gezielter Werbeaktionen
· Umgang mit sensiblen Daten, wie Gesundheitsinformationen, Finanzdaten oder Details von Auskunfteien
Eine Datenschutzbeauftragte ist nötig – vorausgesetzt, die Kriterien stimmen laut DS GVO
Das Unternehmen beschäftigt wenigstens zwanzig Leute, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten arbeiten.
Das Unternehmen arbeitet hauptsächlich mit Daten – seine Hauptaufgabe dreht sich darum. Die Kerntätigkeit des Unternehmens besteht also in der Verarbeitung personenbezogener Daten, was eine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten auslösen kann, wenn diese Kerntätigkeit umfangreich oder sensibel ist.
Bei den betroffenen Personen drohen schwere Einbußen ihrer Rechte oder sogar Freiheitsbeschränkungen.
DatenBuddy unterstützt dich dabei, die Bedingungen locker zu prüfen – gleichzeitig bleibt die Benennungspflicht zum Bestellen natürlich beachtet. Der Datenschutzbeauftragte trägt außerdem dazu bei, Datenschutzverletzungen zu vermeiden und die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.
Gesetzliche Anforderungen und das Thema Datenschutz
Wer einen Datenschützer braucht, steht normalerweise – egal ob DSGVO oder 38 bdsg (Bundesdatenschutzgesetz) – aber wer da schludrig ist, zahlt oft drauf. Für die Auswahl und Fähigkeiten solcher Experten liefern Gesetze den Rahmen. Diese Vorschriften einzuhalten, gilt als Muss; wer sie missachtet, riskiert empfindliche Strafen. Firmen ohne ernsthafte Beachtung diesem Prinzips laufen Gefahr, schnell abgestraft zu werden oder vor Gericht zu landen.
Die Aufsichtsstelle achtet darauf, dass Datenschutzregeln eingehalten werden, sonst drohen Maßnahmen, wobei die Kraft der Vorschriften und die Rolle der Aufsichtsbehörde bei der Durchsetzung des Rechts besonders hervorzuheben sind.
Wer benötigt einen externer Datenschutzbeauftragter oder einen internen?
Unternehmen müssen unter manchen Umständen einen Datenschutzbeauftragten ernennen. Das trifft vor allem zu auf:
Firmen ab 20 Mitarbeitern, sofern sie persönliche Daten verarbeiten
Firmen, welche hin und wieder gründlich Menschen überprüfen, die betroffen sind;
• Firmen, deren Hauptgeschäft in der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht;
Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen umgehen;
• Unternehmen und Auftragsdatenverarbeiter, die der Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 37 DSGVO unterliegen;
• Firmen, die Daten kommerziell bearbeiten, um sie zu übertragen, anonymisiert weiterzugeben oder für Analysen zu nutzen.
Für die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter braucht es passende Kenntnisse und fundiertes Wissen im Bereich Datenschutzrecht. Als Spezialist für datenschutzrelevante Themen fungiert diese Person innerhalb des Unternehmens – Ansprechpartner für Kollegen, betroffene Personen und Aufsichtsbehörden gleichermaßen. Die IT-Abteilung wie auch der Personalbereich helfen dabei, die Aufgaben umzusetzen, zudem stellen sie sicher, dass in ihren Zuständigkeitsbereichen datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden.
Mit DatenBuddy bereitest du die Beauftragung eines Datenschutzbeauftragten schnell vor – alles wird übersichtlich festgehalten. Selbst für eine Unternehmensgruppe,
Konzerne oder Firmen mit diversen Abteilungen sind so problemlos compliant.
Die Kernaufgaben des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Ein Datenschutzexperte kümmert sich um den Schutz privater Angaben und erledigt dabei mehrere wichtige Aufgaben. Damit alles korrekt läuft, muss er darauf achten, dass alle Gesetze zum Datensicherheitsrecht eingehalten werden. Zusammenarbeit mit dem Management findet statt, trotzdem handelt er eigenständig – das hilft, mögliche Konflikte auszuschließen.
Zu den zentralen Aufgaben des DSB gehören:
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Kontrolle der Einhaltung von DSGVO und BDSG – der DSB prüft, ob die Datenverarbeitung richtig läuft.
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Mitarbeiter beraten Führungskräfte – Hilfe gibt’s zu jedem Thema rund um den Datenschutz, außerdem beim Umgang mit privaten Informationen, auch wenn es darum geht, die Datenschutzerklärung richtig aufzusetzen oder online bereitzustellen.
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Bei sehr großen oder heiklen Datensammlungen gibt es meist eine DSFA – dabei wird geschaut, welche Gefahren für Betroffene bestehen könnten.
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Prüfung der Auftragsverarbeiter – Stellen Sie sicher, dass externe Anbieter die Angaben korrekt bearbeiten, dabei die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
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Prüfung der Auftragsverarbeiter – Stellen Sie sicher, dass externe Anbieter die Angaben korrekt bearbeiten, dabei die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
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Training und Sensibilisierung der Mitarbeiter – Wissen zu Datenschutz, IT-Sicherheit und datenschutzkonformen Abläufen wird weitergegeben. Dabei stehen gezielte Kenntnisse und klare Kommunikation im Vordergrund, um die Umsetzung im Unternehmen zu fördern. Die Schulungen umfassen unterschiedliche Inhalte und Aufgaben, etwa Kontrolle, Unterweisung, Kooperation mit Behörden oder aktuelle Trends im Datenschutz.
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Dokumentation samt Berichterstattung – Aufschluss über Verarbeitungsziele, Arten der Daten und die Anzahl DER Personen beteiligt sind.
DatenBuddy hilft digital bei vielen dieser Aufgaben – von der Dokumentation der Verarbeitungsschritte über die Erstellung von Datenschutz-Bewertungen.
Ernennung einer Person zum Datenschutzbeauftragten
Der Leiter der Firma – bestellt eine Person für den Datenschutz. Diese Position kann pro Unternehmen nur von einer einzigen Person ausgefüllt werden.
Von besonderer Bedeutung sind in diesem Zusammenhang folgende Aspekte
• Die Position des DSB muss unabhängig sein;
• Fachwissen und Erfahrung in DSGVO, Datenschutzrecht und IT-Sicherheit sind essenziell; der Datenschutzbeauftragte sollte als Experte für Datenschutzrecht und IT-Sicherheit agieren; • Aufgaben und Verantwortungen sollten schriftlich festgelegt werden;
Der DSB lässt sich entweder von innen bestimmen oder von außen als Service hinzuziehen.
DatenBuddy macht es möglich, die Benennung und Aufzeichnung problemlos und nachvollziehbar umzusetzen – das geht schnell und erfordert kaum Aufwand.
Datenschutz-Folgenabschätzung bei der Datenschutz-Grundverordnung
Wer in der Firma regelmäßig, gründlich und systematisch prüft, muss eine DSFA anfertigen. Dabei ist zu beachten, dass spezifische Vorschriften für die Durchführung der Datenschutzfolgenabschätzung maßgeblich sind, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Die DSFA unterstützt Sie dabei:
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Gefahren für Beteiligte rechtzeitig aufzudecken
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Technische Lösungen, IT-Infrastruktur und Kommunikationsmittel auf Datenschutz-Compliance zu überprüfen
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Verwendungszwecke und Datenarten festzuhalten
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Schutzmaßnahmen zur Risikoreduzierung festzulegen
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Resultate für interne Kontrollen und Aufsichtsbehörden bereitzustellen
Beachte: Die Prüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung gehört von Zeit zu Zeit aktualisiert – besonders, wenn sich Gesetze oder Bestimmungen der DSGVO ändern. Eine regelmäßige Anpassung an neue Vorschriften ist erforderlich, um die Einhaltung der geltenden Regel sicherzustellen.
Beispiele für planmäßige Kontrolle:
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Tracking auf Webseiten und Cookie-Nutzung
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Marketing-Aktivitäten
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Auswertung von Kunden- oder Personaldaten
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Bearbeitung vertraulicher Details durch Wirtschaftsauskunfteien oder externe Partner
Mit DatenBuddy können Sie die DSFA elektronisch anfertigen, archivieren und fortlaufend anpassen.
Integration des Datenschutzbeauftragten ins Unternehmen
Ein intern ernannter Datenschutzbeauftragter muss nahtlos in dein Betriebsablauf eingebunden sein:
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Kooperation mit IT-Abteilung, Personalabteilung, IT-Bereich, Marketingteam und Unternehmensleitung
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Gute Kommunikationsfähigkeiten sind dabei sehr wichtig, um komplexe Datenschutzthemen verständlich zu überbringen und die effektive Zusammenarbeit sowie die Erfüllung seiner Aufgaben im Unternehmen zu stärken
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Dauerhafte Kontrolle der Datenverarbeitungsprozesse
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Periodische Statusmeldungen
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Hilfe bei Prüfungen und Behördenanfragen
Indem du den Datenschutz nicht nur als Pflicht ansiehst, sondern als Teil der Unternehmenskultur etablierst, wächst das Vertrauen bei Mitarbeitern wie auch Partnern.
Sonderregelungen im Datenschutz
Nicht jedes Unternehmen muss zwingend einen eigenen Datenschutzverantwortlichen haben:
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Unter 20 Beschäftigte verarbeiten personenrelevante Informationen ohne planmäßige Kontrolle
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Sporadische Datenbearbeitung ohne erhöhte Gefahr für Betroffene
Für kleinere Unternehmen gelten spezielle Regelungen: Nach den geltenden Vorschriften zur Datensicherheit – genauer gesagt der DSGVO sowie dem BDSG – muss kein Datenschutzexperte ernannt werden, solange bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Doch sobald etwa mindestens zwanzig Mitarbeiter dauerhaft und systematisch an der maschinellen Bearbeitung persönlicher Daten arbeiten, tritt diese Pflicht in Kraft.
Trotzdem braucht man grundlegende Infos zum Datenschutz, sonst gibt’s Probleme oder Geldstrafen. In solchen Situationen unterstützt DatenBuddy – etwa mit Checklisten, Anleitungen oder vorgefertigten Formularen.
Hinweis: Auch wenn Ausnahmen bestehen, müssen alle Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzgesetzes einhalten.
Warum DatenBuddy die optimale Lösung für ihren Datenschutz ist
DatenBuddy gestaltet Datenschutz unkompliziert, elektronisch und geschützt. Mit unserem System können Sie:
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Kontrollieren, wann ein Datenschutzverantwortlicher erforderlich wird
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Die Ernennung eines Datenschutzverantwortlichen elektronisch organisieren
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Datenschutz-Folgenabschätzungen anfertigen
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Aufzeichnungen aller Verarbeitungsaktivitäten zentral ablegen
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Beschäftigte fortbilden und informieren
Dadurch sparen Sie Zeit und Geld, vermeidest juristische Gefahren und schützt gleichzeitig die Ansprüche der betroffenen Individuen.
Fazit
Je nach Art, Umfang und Wiederholung der Datennutzung brauchen Sie eventuell eine spezielle Person für den Datenschutz. Wer viele persönliche Daten regelmäßig systematisch bearbeitet, muss diese Rolle besetzen.
Ein Datenschutzbeauftragter sorgt dafür, dass Regeln eingehalten werden, Risiken sinken und Gesetze beachtet werden. Über DatenBuddy lassen sich solche Aufgaben einfach, digital sowie gesetzesgerecht meistern – angefangen bei der Klärung des Bestellzwangs bis hin zur Dokumentation jedes Arbeitsschritts.
Zusammenfassung: Erforderlichkeit eines Datenschutzverantwortlichen
Ein Datenschutzverantwortlicher bewahrt die Informationen deiner Angestellten, Geschäftspartner und Kooperationspartner. Er garantiert, dass Sie die DSGVO befolgen und rechtlich abgesichert agieren.
Wann benötigem Sie einen?
Ein Datenschutzverantwortlicher wird notwendig, wenn:
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20 oder mehr Angestellte dauerhaft mit Informationen umgehen
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die Kernaufgabe deines Unternehmens in der Datenbearbeitung liegt
-
vertrauliche Informationen wie Gesundheits- oder Finanzangaben bearbeitet werden
Umfassende, kontinuierliche und planmäßige Bearbeitung
Wenn Sie große Informationsmengen kontinuierlich und planmäßig bearbeiten oder auswerten – beispielsweise in CRM-Plattformen, Webshops oder Marketingprojekten – sollten Sie einen Datenschutzverantwortlichen ernennen.
Kontinuierliche und planmäßige Kontrolle
Wer Informationen von Personen dauerhaft kontrolliert oder auswertet, beispielsweise mittels Cookies, Tracking oder Personalüberwachung, braucht einen Datenschutzverantwortlichen.
Wann ist ein Datenschutzverantwortlicher erforderlich?
Ein Datenschutzverantwortlicher ist verpflichtend, wenn:
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Informationen automatisch bearbeitet werden
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kontinuierliche Kontrolle stattfindet
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risikobelastete Informationen verwendet werden
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Datenbearbeitung ein wesentlicher Bestandteil deines Unternehmen ist
Ernennung eines Datenschutzverantwortlichen
Die Geschäftsleitung ernennt den Datenschutzverantwortlichen. Er muss eigenständig agieren, Datenschutzkompetenz besitzen und definierte Verantwortlichkeiten übernehmen. Werkzeuge wie DatenBuddy vereinfachen dies.
Betrieblicher Datenschutzverantwortlicher
Der Datenschutzverantwortliche berät, kontrolliert, dokumentiert und sichert Informationen. So garantiert er, dass Datenschutz in ihrem Betrieb funktioniert und Vertrauen aufgebaut wird.
