Aufbewahrungsfrist

In Bezug auf den Datenschutz lässt sich der Begriff „Aufbewahrungsfrist“ mit dem rechtmäßigen Zeitraum, in den personenbezogenen Daten aufbewahrt werden dürfen, beschreiben. Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten nur unter bestimmten Bedingungen wie in Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO, festgelegt. Wenn diese Bedingungen nicht mehr erfüllt sind, muss das Unternehmen die Daten löschen, da der ursprüngliche Zweck nicht mehr gegeben ist. Wenn die Aufbewahrungsfrist für die Daten abgelaufen ist, ist es zwar zulässig diese zu löschen und Papierunterlagen zu schreddern. Allerdings müssen insbesondere personenbezogene oder sensible Daten so sicher vernichtet werden, dass keine unbefugte Person mehr auf sie zugreifen kann. Wenn ein Dritter beauftragt wird, Daten zu vernichten, liegt eine Auftragsverarbeitung vor, die gemäß Artikel 28 DSGVO durch einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt werden muss. Die Aufbewahrungsfristen sind in verschiedenen Gesetzen wie der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und anderen Rechtsvorschriften festgelegt. Diese Fristen sind sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch aus steuerlichen, handelsrechtlichen und anderen rechtlichen Perspektiven relevant. In Bezug auf den Datenschutz müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie, die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Nutzerdaten, einhalten. Dies ist auch in der Datenschutzerklärung auf Webseiten gemäß Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO zu dokumentieren. Das Fehlen dieser Informationen kann zu Bußgeldern führen. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen die spezifischen Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Arten von Daten und Dokumenten, einschließlich Nutzerdaten, kennen und in ihrer Geschäftspraxis berücksichtigen, um sowohl datenschutzrechtliche als auch gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.