Aufbewahrungspflicht

Gemeint ist mit der Aufbewahrungspflicht die Pflicht, bestimmte wichtige Dokumente von abgeschlossenen Geschäften eines Geschäftsbetriebs aufzubewahren, welche für handelsrechtliche als auch steuerrechtliche Zwecke verwendet und darauf zurückgegriffen werden können. Der Grund erstreckt sich z. B. auf die Betriebsprüfungen in Unternehmen. D. h. sobald ein Gewerbe betrieben wird und vorliegt, müssen vom Buchführungsverpflichteten (häufig ein Kaufmann) i.S.d. Handelsgesetzbuches (HGB) bestimmte Dokumente aufbewahrt werden. Auch nach Beendigung des Handelsgewerbes oder nach einem Verkauf dessen erlischt nicht die Aufbewahrungspflicht des Kaufmannes. Welche Dokumente, wie lange aufbewahrt werden müssen, sind klar gesetzlich geregelt. Die Grundlage für die Aufbewahrungspflicht ist in Deutschland in § 257 HGB sowie in § 14b USTA und § 147 AO niedergeschrieben. Selbstverständlich gibt es auch noch weitere Aufbewahrungspflichten, welche nicht gesetzlich, sondern anwendungsspezifisch oder branchenspezifisch fest geregelt sind. Zu diesen Branchen gehören z.B. die öffentliche Verwaltung, Lebensmittel-, Pharmaproduktionsindustrie, Krankenhäuser, Umweltschutz, Energieerzeugnisse , Bauwesen und Telekommunikation usw.