Bewerberdaten

Der Datenschutz bei Bewerbungen ist von entscheidender Bedeutung, da er sicherstellen soll, dass die personenbezogenen Daten der Bewerber/-innen angemessen geschützt werden. Dies ist notwendig, da Personalverantwortliche bei der Auswahl von Bewerber/-innen auf Daten aus Anschreiben, Lebensläufen und Zeugnissen zugreifen müssen. Diese enthalten oft personenbezogene Informationen wie Alter, Adresse, Bildungshintergrund und möglicherweise auch sensible Informationen wie die religiöse Zugehörigkeit. Die Verarbeitung von Bewerberdaten muss beachtet werden. Hierbei ist besonders die Zweckbindung der Datenverarbeitung, gem. Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO, wichtig. Personenbezogene Daten dürfen laut der DSGVO nur für ,,festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.’’ Unternehmen müssen die Bewerber/-innen über die Art und den Umfang der Datenverarbeitung informieren. Zudem muss deutlich gemacht werden, warum bestimmte Daten erhoben werden und wie die Unternehmen die Daten verwenden werden.
Der Art. 5 DSGVO erläutert, dass Unternehmen nur diejenigen Daten erheben dürfen, die für den Bewerbungsprozess erforderlich sind. Dies entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung. Es dürfen keine überflüssigen oder sensiblen Daten ohne triftigen Grund erfasst werden. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass nur relevante interne Stellen Zugriff auf die Daten haben. Hierbei ist die Einwilligung der Bewerber/-innen erforderlich, wenn die Daten für eine andere Stelle im Unternehmen verwendet werden. Die Weitergabe von Daten sollte auf das notwendige Minimum beschränkt sein. Um den Informationspflichten gemäß Artikel 13 und 14 der DSGVO nachzukommen, müssen Unternehmen nach Erhalt einer Bewerbung verschiedene Informationen an die Bewerber/-innen weitergeben, wie z. B. welche Person für die Verarbeitung der Bewerberdaten verantwortlich ist, die Herkunft der Daten, die voraussichtliche Aufbewahrungsfrist der Bewerbungsunterlagen und die Rechte der Bewerber/-innen. Wichtige Rechte der Bewerber/-innen beinhalten: das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten (Artikel 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung ungenauer Daten (Artikel 16 DSGVO) und das Recht auf Löschung der Daten (Artikel 17 DSGVO). Nach einer Bewerbungsablehnung erlischt der Zweck der Datenverarbeitung. Die Bewerbungsunterlagen müssen gelöscht und vernichtet werden. Unternehmen sollten sich an eine Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten halten. Es ist wichtig, die Fristen des Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Die fortschreitende Digitalisierung unterstützt den Datenschutz bei Bewerbungen, indem digitale Bewerbermanagementsysteme eingesetzt werden. Diese ermöglichen automatische Löschungen und protokollieren die Verwendung von Daten, um die Einhaltung der DSGVO zu erleichtern. Es ist wichtig, die Datenschutzregeln sorgfältig zu beachten, um sowohl Bewerber/-innen als auch Unternehmen angemessen zu schützen.