Personalakte

Der Begriff „Personalakte“ bezeichnet die Datensammlung von bestimmten Arbeitnehmern, welches durch den Arbeitgeber erstellt wird. Dieser bedarf eines vertraulichen Umgangs gem. dem Datenschutzrecht, da die Daten in der Personalakte vom Anwendungsbereich des Datenschutzrechts umfasst sind. Dabei beinhaltet die Akte personenbezogene Daten von Arbeitnehmern, welche sensibel sind oder sogar auch „besonders schützenswerte personenbezogene Daten” sein können. Die Personalakte kann in elektronischer als auch in schriftlicher Form sein. Ein niedriger Kreis des Personalwesens darf nur in die Personalakte einsehen. Alle Arbeitnehmer, dessen personenbezogene Daten in der Akte enthalten sind, haben das Recht auf Auskunft i.F.v. Einsehen, Prüfen und Kopieren oder Löschen und Sperren der Daten. Bei diesen Daten handelt es sich um Daten wie Lebenslauf, Bewertungen und Zeugnisse, Anschrift, Kontoinformationen, Gesundheit, ggf. auch Religion (besonders schützenswerte personenbezogene Daten). Die Akte muss vor allem vor unbefugte Einsichten geschützt werden. Die datenschutzkonforme Führung von Personalakten kann gewährleistet werden durch die wichtigen Grundsätze:
• Zustimmung des Arbeitnehmers für die, in die Akte aufgenommenen, personenbezogenen Daten.
• Oder Vorhandensein eines Gesetzes, welche die Aufnahme der Daten in die Akte erlaubt.
• Zweckgerichtetes Erheben und Verarbeiten sowie Nutzen der Daten.
• Nur Daten, die erforderlich sind für das Arbeitsverhältnis desjenigen, z. B. für die Aufnahme, das Beenden oder die Durchführung des Arbeitsverhältnisses, dürfen aufgenommen werden.