Personalaktenführung

Der Begriff ,,Personalaktenführung‘‘ meint die Unterlagensammlung von Arbeitnehmern, welche durch den Arbeitgeber geführt wird, meist ist dies die Personalabteilung, welcher die Akten des einzelnen Arbeitnehmers anlegt. Diese Sammlung von Unterlagen kann in Form eines Ordners oder eines elektronischen Verzeichnisses sein. In den Unterlagen sind personenbezogene Daten des einzelnen Arbeitnehmers enthalten, ebenfalls auch Informationen über dessen Arbeitsverhältnis im Unternehmen. Gesetzlich ist die Form und der Inhalt einer solchen Sammlung im Bundesrepublik Deutschland, nicht normiert. Ebenso ist auch keine Pflicht zur Aktenführung für Arbeitgeber gesetzlich normiert. Gegensätzlich ist dies im öffentlichen Dienst, für die Personalakte normiert das Beamtenrecht genaue Regelungen. Danach müssen die Personalakten, die Arbeitnehmer sehr gründlich, umfassend und wahrheitsgemäß abbilden. Dieser Aspekt ist beim öffentlichen Dienst besonders wichtig, denn im Beamtenrecht existiert der Grundsatz der Bestenauslese für Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten. In normalen Berufen, außerhalb dem öffentlichen Dienst, gilt das Prinzip der ,,wahrheitsgemäßen Daten‘‘ ebenfalls. Auch hier müssen Arbeitgeber, wenn sie eine solche Aktenführung der Arbeitnehmer anlegen, wahre und vollständige Tatsachen sowie den sorgfältigen dienstlichen Werdegang über den einzelnen Arbeitnehmer erfassen. Arbeitgeber müssen aber die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachten und diese befolgen. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber nicht einfach so sämtliche Informationen in die Akte des jeweiligen Arbeitnehmers übernimmt, dies würde gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften verstoßen. Sondern der Arbeitgeber ist nur dazu ermächtigt, Daten in die Akte des Arbeitnehmers aufzunehmen, welche in einem direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Informationen, welche keinen Bezugspunkt zum Arbeitsverhältnis aufweisen, z.B. Kultur, Essverhalten (vegan/vegetarisch), Glauben usw., gehören nicht in die Akte rein. Häufig enthält die Akte: personenbezogene Unterlagen; wie Bewerbungsunterlagen, Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis, Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen, Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen, sowie tätigkeitsbezogene Unterlagen; wie Stellenbeschreibung, Fort- und Weiterbildung, vertragsbezogene Unterlagen wie; Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Sozialversicherungsunterlagen wie; Lohnsteuer, Gehalts oder Lohnbescheinigung, sonstige Unterlagen wie; Abmahnung, Berichte von Werksunfälle, Fortbildungsnachweis, und amtliche Urkunden wie; Führerschein, Schwerbehindertenausweis.